A Szervezőbizottság ezzel az üléssel egy érdekes, két és fél éves út végére érkezett el. A Bizottság létrehozásának célja olyan emberek összegyűjtése volt, akik rendelkeznek rendezvényszervezői tapasztalatokkal. Emellett arra is figyelniük kellett, hogy a földrajzi és felekezeti sokszínűséget is reprezentálják a tagok, mindezt a lehető legalacsonyabb létszámmal biztosítva.  Ezeket a feltételeket figyelembe véve végül egy kicsi, nyitott és őszinte csoport jött létre a nagygyűlés megtervezésére, amelynek minden tagja meghatározott feladatokat lát el. Az állandó tagokon kívül már a kezdetektől szükséges volt további munkatársak, a Központi Bizottság, a Megújulási Bizottság és/vagy a Pénzügyi Bizottság bevonása a tervezési folyamatba. 

CEC Nagygyűlés Nemzetközi Szervezőbizottsága

Az első kihívás a bizottság számára az volt, hogy a szervezés elkezdésekor nem volt kinevezett CEC Főtitkár, Pénzügyi titkár és koordinátor. Így az első feladat a pénzügyi helyzet feltérképezése és egy költségvetés megtervezése volt amellett, hogy ezzel együtt azonnal elkezdődött a Nagygyűlés szponzorációs tevékenysége is.

A CEC pénzügyi helyzete sajnos a nagygyűlés létszámának csökkentését is megkövetelte. Az APC ezért sok időt szentelt annak, hogy a nagygyűlésen résztvevők számát minimális szinten tartsa, úgy, hogy az mégis tudja tükrözni a demokratikus és a kiegyensúlyozott reprezentációt a jelenleg hatályban lévő alkotmány alapján.

A Szervezőbizottság legfontosabb feladata egy olyan program megtervezése volt, amely a delegáltak munkáját segíti, ugyanakkor lehetővé teszi a demokratikus és átlátható döntéshozatalt a CEC jövőjéről. Erre csak azután kerülhetett sor, hogy a CEC megújulására javaslatokat tettek. A bizottság mélyrehatóan elemezte az erről szóló dokumentumot, annak fogadtatását a CEC tagegyházaiban, valamit az Uppsala Jelentést is. Csak ezek után tudták  elkészíteni Nagygyűlés várható programját. Mind a Megújulási Munkacsoport, mind a tagegyházak hihetetlen munkát végeztek a konzultációs folyamat során. 

A tagegyházak megújulási folyamatban való részvételét biztosítandó, a bizottság egy komplex és igényes program kidolgozása mellett döntött. A Nemzetközi Liturgiai Bizottság jelentősen hozzájárult a program kialakításához, az ökumenikus ifjúsági szervezetek pedig fiatalokat delegáltak és stewardok előtalálkozóját készítették elő. A Helyi Szervezőbizottságok megszervezték a delegáltak fogadását, az egyes programpontokat és a logisztikai feladatokat.

2013. július 3-8. között Budapesten a CEC Nagygyűlésén végül közel 400 résztvevő fog találkozni. A legtöbben közülük a delegáltak lesznek, azonban rajtuk kívül lesznek további funkcióval érkezők is.

A közreműködők kategóriánkénti megoszlása:

• 230 delegált
• 30 Steward, akik közül 10-en érkeznek Magyarországról, illetve a Kárpát-medencéből
• 24 képviselő az együttműködő szervezetek részéről
• 116 egyéb (tanácsadók, kooptált munkatársak, vendégek, helyi szervezőbizottsági tagok, megfigyelők, moderátorok és további munkatársak)

A delegáltak Európán-belüli megoszlása:

• Kelet: 5
• Dél: 21
• Dél-kelet: 20
• Észak-nyugat: 44
• Közép-kelet: 45
• Közép-nyugat: 44
• Észak: 36
• Nemzetközi terület: 15

Forrás: assembly2013.ceceurope.org